Conflitti di Interesse
Procedura per la gestione dei conflitti d’interesse
1. PREMESSA.
Hex Trust Italia Srl (di seguito anche la “società”) svolge attività di fornitore di servizi per cripto-asset (Digital Asset Service Provider) con specifico riferimento alle attività di Custody e Trading per clienti istituzionali, senza alcuna presenza nel “retail business”.
2. SCOPO.
Hex Trust Italia S.r.l. (la societa’) ha definito la presente procedura alla luce della portata, della natura e della gamma dei servizi prestati ed al fine di individuare, prevenire, gestire e comunicare i potenziali conflitti di interesse derivanti dal collocamento di cripto-attività e che sorgano quando il prezzo proposto per il loro collocamento si riveli critico, ovvero sia stato sovrastimato o sottostimato.
Il collocamento di cripto- attività a nome di un offerente non e’ considerato un’offerta separata. Ai sensi e per gli effetti del Regolamento (UE) 2023/1114 relativo ai mercati di cripto-attività (Regolamento MiCA) , le casistiche di conflitti di interesse sono ascrivibili nei confronti di:
a) esponenti aziendali (azionisti, soci, consiglieri);
b) qualsiasi persona connessa direttamente o indirettamente ad loro azionisti o soci; c) personale aziendale;
d) rete distributiva;
e) clienti;
f) due o più clienti i cui interessi reciproci sono in conflitto.
3. NORMATIVA DI RIFERIMENTO.
- Codice Civile, artt. 2391 e 2373;
- Regolamento (UE) 2023/1114 del 31/05/2023 relativo ai mercati di cripto-attività (Regolamento MiCA).
4. AGGIORNAMENTO E ARCHIVIAZIONE.
La funzione Antiriciclaggio e Compliance, in qualita’ di responsabile del processo in analisi, provvede al relativo aggiornamento, alla luce di eventuali comunicazioni relative a modifiche dei soggetti con cui possa insorgere un potenziale conflitto d’interesse, con riferimento alle quali è fatto obbligo ad azionisti o soci, dipendenti e clienti di comunicare ogni relativa variazione. Il presente documento e’ archiviato dalla medesima funzione a fini di consultazione per l’intera organizzazione.
5. CONFLITTI D’INTERESSE: ESPONENTI.
Ogni esponente aziendale (membro del Consiglio di Amministrazione) sotto la propria responsabilità comunica all’Organo d’appartenenza l’insorgere di situazioni che possano configurare potenziali conflitti d’interesse nell’ambito di rapporti/ operazioni tra lui stesso e la società, precisandone le caratteristiche il Consiglio di Amministrazione valutera’ a fini di delibera, astenuto il soggetto interessato.
Al riguardo, ogni esponente aziendale fornisce al Consiglio di Amministrazione (tramite l’allegato “Modulo 1”) le informazioni necessarie a tracciare nel “Registro dei Conflitti dii Interesse” (Allegato 1) i potenziali conflitti.
In particolare:
1) Familiari fino al I° di parentela / Coniuge / Convivente more uxorio
2) Società da lui controllate (in via diretta o indiretta ex art. 23 del TUB1) o dai soggetti di cui al Punto 1) 3) Società su cui l’esponente o i soggetti di cui al Punto 1) possano esercitare un’influenza notevole2; 4) Società in cui l’Esponente aziendale rivesta un ruolo di amministrazione e controllo.
Ogni esponente aziendale, con cadenza annuale, comunica al Consiglio di Amministrazione ogni eventuale conferma o modifica delle sopraddette informazioni, affinche’ la funzione Antiriciclaggio e Compliance aggiorni la documentazione sottostante.
La funzione Antiriciclaggio e Compliance archivia il “Modulo 1” compilato allo scopo di segnalare l’insorgere di potenziali conflitti d’interesse sottostanti operazioni con digital asset da parte dei soggetti sopra-indicati.
6. CONFLITTI D’INTRERESSE: PERSONALE.
Il Personale aziendale (da intendersi come dipendenti e collaboratori contrattualizzati con Hex Trust Italia) comunica alla funzione Antiriciclaggio e Compliance, sotto la propria responsabilità, l’insorgere di potenziali interessi nell’ambito di rapporti/ operazioni in procinto di essere definiti tra la società e lui stesso, precisandone le specifiche che detta funzione inoltrerà al Consiglio di Amministrazione per la relativa valutazione nel rispetto del sistema di poteri e deleghe stabilito.
1 Ai sensi dell'articolo 23 del TUB il controllo sussiste, anche con riferimento a soggetti diversi dalle società, nei casi previsti dall'articolo 2359, commi 1 e 2 del Codice Civile ed in presenza di contratti o di clausole statutarie che abbiano per oggetto o per effetto il potere di esercitare l'attività di direzione e coordinamento. Ciò anche con riguardo alle prescrizioni in tema di cui al DLgs. 90 /2017. Il controllo si considera esistente nella forma dell'influenza dominante, salvo prova contraria, allorché ricorra una delle seguenti situazioni:
1) esistenza di un soggetto che, sulla base di accordi, ha il diritto di nominare o revocare la maggioranza degli amministratori o dispone da solo della maggioranza dei voti ai fini delle deliberazioni relative alle materie di cui agli articoli 2364 e 2364-bis del Codice Civile; 2) possesso di partecipazioni idonee a consentire la nomina o la revoca della maggioranza dei membri del Consiglio di Amministrazione; 3) sussistenza di rapporti, anche tra soci, di carattere finanziario ed organizzativo idonei a conseguire uno dei seguenti effetti: a) trasmissione degli utili o delle perdite;
b) coordinamento della gestione dell'impresa con quella di altre imprese ai fini del perseguimento di uno scopo comune; c) attribuzione di poteri maggiori rispetto a quelli derivanti dalle partecipazioni possedute;
d) attribuzione, a soggetti diversi da quelli legittimati in base alla titolarità delle partecipazioni, di poteri nella scelta degli amministratori o dei componenti del Consiglio di Sorveglianza o dei dirigenti delle imprese;
4) assoggettamento a direzione comune, in base alla composizione degli Organi Amministrativi o per altri concordanti elementi.
2 Per influenza notevole, si intende il potere di partecipare alla determinazione delle politiche finanziarie ed operative di un’impresa, senza averne il controllo. L’influenza notevole può essere ottenuta attraverso il possesso di azioni, tramite clausole statutarie od accordi. L’influenza notevole si presume in caso di possesso di una partecipazione, diretta od indiretta, pari o superiore al 20% del capitale sociale o dei diritti di voto nell’Assemblea ordinaria od in altro organo equivalente della società partecipata, ovvero al 10% nel caso di società con azioni quotate in mercati regolamentati. In caso di possesso inferiore alle predette soglie l’influenza notevole è solitamente segnalata al verificarsi di una o più delle seguenti circostanze: (i) rappresentanza nell’organo con funzione di gestione o nell’organo con funzione di supervisione strategica dell’impresa partecipata; non costituisce di per sé indice di influenza notevole il solo fatto di esprimere il componente in rappresentanza della minoranza secondo quanto previsto dalla disciplina degli emittenti azioni quotate in mercati regolamentati; (ii) partecipazione alle decisioni di natura strategica dell’impresa partecipata, in particolare in quanto si disponga di diritti di voto determinanti nelle decisioni dell’Assemblea in materia di bilancio, destinazione degli utili, distribuzione di riserve, senza che si configuri una situazione di controllo congiunto; (iii) tra il partecipante e l’impresa partecipata intercorrono operazioni rilevanti, lo scambio di personale manageriale, la fornitura di informazioni tecniche essenziali.
Parimenti, tutto il Personale fornisce annualmente alla citata funzione di controllo - mediante compilazione dell’allegato “Modulo 2” – le informazioni atte ad aggiornare l’anagrafica dei “Conflitti d’interesse”: 1) Familiari fino al I° di parentela / Coniuge / Convivente more uxorio.
La funzione Antiriciclaggio e Compliance archivia il “Modulo 2” compilato allo scopo di segnalare l’insorgere di potenziali conflitti d’interesse sottostanti operazioni con digital asset da parte dei soggetti sopra-indicati.
7. CONFLITTI D’INTERESSE: RETE DISTRIBUTIVA.
Ogni soggetto con cui sia stato sottoscritto un contratto di mandato agenziale (se persona giuridica, chi ne abbia funzioni di amministrazione/ controllo) comunica annualmente alla società (in conoscenza la funzione Antiriciclaggio e Compliance), sotto la propria responsabilità, ogni modifica di precedenti situazioni che possano giungere a delineare situazioni di potenziali conflitti d’interesse nel rapporto con Hex Trust Italia Srl.
Ciò mediante compilazione, da parte dell’Agente stesso, del “Modulo 3” (allegato alla presente Procedura) relativo alle informazioni su
1) familiari fino al I° di parentela / Coniuge / Convivente more uxorio
che la funzione Antiriciclaggio e Compliance utilizza allo scopo di segnalare l’insorgere di potenziali conflitti d’interesse sottostanti operazioni con digital asset da parte dei soggetti sopra-indicati.
Alla data della presente, Hex Trust Italia Srl non contempla una Rete Distributiva.
8. CONFLITTI D’INTERESSE: CON CLIENTI.
La Società si impegna a individuare, valutare e gestire in modo appropriato ogni conflitto di interesse che possa sorgere tra i propri interessi, quelli del personale e quelli dei singoli Clienti, in conformità al Regolamento (UE) 2023/1114 (MiCA) e alle Linee Guida ESMA applicabili, adottendo un approccio proattivo per identificare i conflitti di interesse, utilizzando strumenti di monitoraggio avanzati e analisi periodiche per garantire che tutti i potenziali conflitti siano rilevati tempestivamente.
In particolare, la Società proroga l’analisi delle possibili situazioni di conflitto a tutte le fasi di prestazione dei servizi, ed in particolar modo all’esecuzione delle istruzioni dei Clienti, implementando procedure di valutazione dettagliate per ogni fase del servizio, assicurando che ogni potenziale conflitto sia esaminato con attenzione e che siano adottate misure preventive adeguate. Laddove venga rilevata una situazione di potenziale conflitto, la Società adotterà misure atte a gestire e mitigare il conflitto in modo equo e trasparente, ivi compresa la comunicazione chiara al Cliente interessato in merito ai possibili rischi connessi. La Società garantirà che tutte le comunicazioni siano comprensibili e che i Clienti siano pienamente informati delle implicazioni dei conflitti di interesse rilevati. Nel caso in cui la Società valuti che le misure di attenuazione non siano sufficienti, ne darà adeguata informativa ai Clienti, riservandosi, se del caso, di astenersi dal prestare il servizio o dall’eseguire l’operazione che generi uno specifico conflitto. La Società si impegna a fornire alternative ai Clienti, ove possibile, per garantire che i loro interessi siano tutelati anche in
situazioni di conflitto. Tutte le attività di identificazione, gestione e monitoraggio dei conflitti saranno documentate e riviste regolarmente per garantire la piena conformità alle disposizioni normative vigenti. La Società manterrà registri dettagliati di tutte le situazioni di conflitto e delle misure adottate, assicurando che tali registri siano accessibili per audit e revisioni periodiche.
9. CONFLITTI D’INTERESSE: FRA CLIENTI.
La Società riconosce che possano sorgere conflitti di interesse anche tra Clienti, specialmente in relazione all’allocazione di risorse, alla selezione di opportunità e alle modalità di trattamento di operazioni simili. La Società adotterà un approccio sistematico per identificare e gestire tali conflitti, utilizzando criteri di valutazione oggettivi e trasparenti. In conformità al Regolamento (UE) 2023/1114 (MiCA) e nel rispetto delle Linee Guida ESMA, la Società si impegna a vigilare su ogni situazione in cui taluni Clienti possano godere di un vantaggio o di un accesso privilegiato a informazioni, opportunità o servizi a discapito di altri. La Società implementerà meccanismi di controllo rigorosi per garantire che tutti i Clienti abbiano pari opportunità e che nessuno sia avvantaggiato ingiustamente. Per prevenire e gestire tali conflitti, la Società applicherà procedure di ripartizione delle operazioni fondate su criteri chiari, trasparenti e non discriminatori, garantirà la parità di accesso alle informazioni rilevanti in materia di crypto-asset e rispetterà rigorosi protocolli di riservatezza a tutela degli interessi di ciascun Cliente. La Società si impegna a monitorare continuamente l'efficacia di queste procedure e a migliorare i protocolli di riservatezza per adattarsi alle nuove sfide e ai cambiamenti del mercato. Nel caso in cui dovesse emergere un conflitto di interesse sostanziale fra Clienti, la Società informerà tempestivamente tutte le parti coinvolte, proponendo soluzioni di composizione congrue e rispettose delle prerogative di ciascun Cliente. La Società si impegna a facilitare il dialogo tra le parti coinvolte e a trovare soluzioni che minimizzino l'impatto del conflitto sugli interessi dei Clienti.
Qualora, nonostante gli sforzi di mediazione, il conflitto non risulti risolvibile in modo imparziale, la Società valuterà soluzioni alternative nel rispetto delle disposizioni normative e degli obblighi di diligenza professionale, fino a riservarsi la possibilità, se del caso, di astenersi dal prestare il servizio o dall’eseguire l’operazione che generi uno specifico conflitto. La Società si riserva il diritto di consultare esperti esterni per ottenere una valutazione imparziale e per garantire che le soluzioni proposte siano in linea con le migliori pratiche del settore.
10.MONITORAGGIO, SEGNALAZIONE E COMUNICAZIONE DEI CONFLITTI D’INTERESSE. Il monitoraggio e la segnalazione di potenziali conflitti d’interesse sottostanti operazioni con digital asset da parte dei soggetti sopra-indicati sono effettuati dal Responsabile del Processo Reclami che confronta tempestivamente i nominativi sopra indicati con le informazioni sulle controparti che stiano instaurando un rapporto o effettuando una transazione con la societa’. L’eventuale loro insorgenza: - sospende la sottostante operativita’ per consentire le valutazioni del Responsabile del Processo Reclami
e la conseguente delibera del Consiglio di Amministrazione nel rispetto di quanto previsto dal sistema interno di Poteri e Deleghe;
- comporta la relativa comunicazione a cliente con le specifiche modalita’ di contatto ad esso riconducibili.
Posto quanto sopra, il monitoraggio, la valutazione e la revisione dell’efficacia della politica in materia di Conflitti di Interesse, nonche’ le azioni finalizzate a mitigare eventuali carenze sono posti in capo al Consiglio di Amministrazione che, con cadenza almeno annuale, vi provvede conferendone il presidio operativo al Responsabile del Processo Reclami all’uopo nominato.
11.REGISTRO DEI CONFLITTI DI INTERESSE.
La funzione Antiriciclaggio e Compliance redige, aggiorna all’occorrenza ed archivia il “Registro dei Conflitti di Interesse” (Allegato 1) - definito ai sensi del Regolamento (UE) 2023/1114 relativo ai mercati delle cripto attività (“MiCA”) – che specifica, tra l’altro, la natura, la fonte, la mitigazione di ogni conflitto di interesse rilevato.
Il Registro dei Conflitti di Interesse e’ pubblicato in una specifica sezione del sito web della societa’ allo scopo di consentire ai Clienti di decidere in modo informato sul servizio nel cui contesto sorga il conflitto.
12. ALLEGATI.
MODULO 1: RICHIESTA DI DICHIARAZIONE E RISPOSTE PER GLI ESPONENTI AZIENDALI
MODULO 2: RICHIESTA DI DICHIARAZIONE E RISPOSTE PER IL PERSONALE DELLA SOCIETA’ MODULO 3: DICHIARAZIONE ASSENZA DI CONFLITTO D’INTERESSE PER RETE DISTRIBUTIVA.